Entre D’une part, ECOSOMA Représentée par Monsieur Marie-jo Lebrun, en sa qualité de Présidente,Et d’autre part……………………………………………………………………………………………………………………………………..Adresse:……………………………………………………………………………………………………………………………………………..Tel:……………………………………………………………………Email:………………………………………………………………………Dénomméci-aprèsl’Organisateur,Représentéepar ……………………………………………………………………………………………………………………………….Ensa qualité de …………………………………………………………………………………………………………………………………Il a été convenu et arrêté ce qui suit
L'association ECOSOMA met à disposition de l’Organisateur les locaux suivants dans les conditions et selon les modalités définies ci-après
De façon exceptionnelle, l'association ECOSOMA met à disposition de l’Organisateur les locaux suivants:
Jour et horaires de la manifestation:
Type de manifestation:
Exceptionnellement ECOSOMA permet l’utilisation des locaux précités à des associations amies où à des artistes en résidence à Kerminy pour des activités ponctuelles, sous réserve du respect des clauses mentionnées ci-après.
Les tarifs de mise à disposition pour couvrir les frais du lieu sont discutés et fixés entre les parties au cas par cas. Généralement l'association ECOSOMA propose une contribution libre.
ECOSOMA s’engage à prendre en charge les frais correspondants à l’entretien courant des locaux, à assumer directement la responsabilité des équipements et des installations techniques et à souscrire une assurance dommages aux biens destinée à couvrir les locaux contre les incendies, dégâts des eaux et risques annexes.
Un membre permanent d'ECOSOMA est présent pour l’accueil de l’association et des différents intervenants participants à la manifestation. Sous l’autorité de l'association ECOSOMA le permanent a pour unique mission de veiller au bon fonctionnement de la salle et de garantir la permanence d’un interlocuteur compétent vis-à-vis de l’organisateur, pour les problèmes relevant du site.
Le permanent ne peut en aucun cas être mis à disposition de l’Organisateur. Si,par contre,l’Organisateur souhaite disposer de personnel affecté au fonctionnement de la manifestation, cette prestation pourra lui être fournie à titre payant. Notamment l’utilisation du matériel son, dont la manipulation reste réservée au permanent. Le planning d’installation et de rangement du matériel et du mobilier ainsi que la régie sont sous l’autorité du permanent d'ECOSOMA ou d’un responsable mandaté par ECOSOMA. La liste ainsi que les coordonnées des différents prestataires participant à la manifestation lui sont fournies au plus tard 30 jours avant la date précitée.
L’Organisateur prend les locaux en leur état actuel, déclarant avoir entière connaissance des avantages et défauts du bâtiment. L’Organisateur ne peut apporter une quelconque modification du bâtiment sans l’accord préalable d'ECOSOMA.(ci-joint un fiche d’état des lieux à remplir avec le régisseur avant et après la manifestation)
L’occupation des locaux doit cesser aux dates et heures prévues. A savoir : Date et heure du début de la manifestation : Date et heure de la fin de la manifestation :
Excepté les permanents d'OPEN, personne ne peut se trouver dans le bâtiment au-delà de cette heure.
Dans le cadre d’une utilisation par une association, le nettoyage des locaux pendant et après la manifestation ou après son démontage est à la charge de l’Organisateur qui doit donc faire son affaire de cette opération.
L'espace utilisé doit être balayé et lavé à la serpillière y compris les circulations et les sanitaires nettoyés. Toutes les salissures doivent être nettoyées avec les produits adéquats (non fournis) sans pour autant dégrader les revêtements. Dans le cas d’une manifestation tardive, une demi-journée consécutive peut être réservée afin d’effectuer les tâches de nettoyage.
La présente convention étant conclue intuitu personae, l’Organisateur ne peut céder les droits en résultant à qui que ce soit; il ne pourra notamment pas sous louer tout ou partie des locaux mis à sa disposition.
L’Organisateur s’engage à prendre soin des locaux mis à sa disposition par ECOSOMA à les rendre en parfait état de propreté, meuble et immeuble. Toute détérioration des locaux, provenant d’une négligence grave de la part de l’Organisateur, doit faire l’objet d’une remise en état à ses frais. Les locaux ne peuvent être utilisés à d’autres fins que celles concourant à la réalisation de l’objet de l’association et de la présente convention sans l’accord préalable des deux parties
Sous sa responsabilité et après accord préalable d'ECOSOMA, l’Organisateur peut servir de la nourriture. Il doit se conformer à la législation en vigueur et se pourvoir des autorisations nécessaires.Il est stipulé l‘interdiction formelle de cuisiner c’est-à-dire de transformer les produits alimentaires dans l’enceinte des locaux mis à disposition conformément à la réglementation en vigueur. Le non-respect de cette interdiction incombe entièrement à l’organisateur quant aux risques d’intoxication alimentaire et n’implique en aucune manière la responsabilité d'ECOSOMA.
L’Organisateur s’engage à respecter et faire respecter à son personnel toutes les modalités sur la sécurité quant à la salubrité alimentaire. Il s’engage à assurer la maîtrise des risques alimentaires jusqu’à l’assiette du convive, afin de faire respecter une hygiène et une sécurité alimentaires permanentes. La vérification des procédures de maîtrise de risques alimentaires ainsi que de leur efficacité doit être possible à tout moment, notamment à la demande des services vétérinaires. Dans le cas d’un débit de boissons de 1eret 2ème groupes il fait l’objet auprès de Monsieur le Maire d’une «demande d’autorisation d’ouvrir un débit temporaire» et ce dans un délai minimum de 15 jours avant la représentation et dans la limite de 10 demandes par an pour les associations sportives, 2 pour les associations agricoles et 4 pour les associations touristiques (Article L.3335-4 du Code de la Santé Publique). ECOSOMA ne saurait être tenue responsable du non-respect des règles et réglementations en vigueur.
L’Organisateur souscrit une assurance dommages aux biens destinés à couvrir ses biens, objets ou aménagements contre tout dommage. Il contracte également une assurance responsabilité civile destinée à couvrir tous dommages corporels et matériels consécutifs à son activité. L’Organisateur doit produire lesdites polices lors de la signature de la présente.
Toutes dégradations constatées par ECOSOMA au cours d’une manifestation engagent la responsabilité solidaire de son auteur et de l’Organisateur. Si le premier n’est pas identifié, le second supporte seul les frais de réparation.
L’Organisateur déclare avoir pris connaissance des consignes générales et particulières de sécurité dispensées par le permanent d'ECOSOMA et prend l’engagement de veiller scrupuleusement à leur application. Il déclare notamment avoir pris bonne note des dispositifs d’alarme et des moyens de lutte contre l’incendie ainsi que des voies d’évacuation. La disposition du mobilier pour les différents types d’utilisation des locaux est fixée par le dossier technique de la salle, il est de l’autorité du permanent de faire respecter ces dispositions.Toute modification doit être validée par ECOSOMA ou son représentant.
La présente convention est résiliée de plein droit par ECOSOMA en cas de :
La résiliation par l’une ou l’autre des parties est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception avec effet deux (2) mois après réception de la lettre recommandée avec accusé de réception.L’occupant ne peut prétendre à aucune indemnité ni dédommagement de quelque nature du fait de la résiliation de la convention, quel qu’en soit le motif.
L’Organisateur s’acquitte par chèque du montant de………………..€ à la signature de la présente convention.Il fournit également un chèque de caution de ……………….€ qui lui sera restitué à la suite de l’état des lieux de sortie effectué en présence du régisseur.
Toutes difficultés, nées à l’occasion de l’interprétation ou de l’exécution de la présente convention qui n’auraient pu faire l’objet d’un règlement amiable, sont soumises à l’appréciation du Tribunal Administratif de Quimper.
Fait à Rosporden,Le
Pour l’Organisateur:
Pour l'association OPEN :(Nom et qualité du signataire)